Le cahier des charges pour sous-traiter sa logistique
La sous-traitance de la logistique concerne une partie importante de la vie de votre entreprise, quel que soit votre secteur d’activité. D’où l’importance de bien encadrer les domaines d’intervention d’un prestataire pour que ses prestations correspondent au mieux à vos objectifs et aux exigences spécifiques du secteur. Et rien de tel que le classique cahier des charges pour bien définir les conditions du contrat de sous-traitance et les grandes lignes à suivre au cours du partenariat. Tout ce qu’il faut savoir sur les avantages et les étapes clé de la rédaction du cahier des charges d’externalisation logistique.
Pourquoi réaliser un cahier des charges ?
Souhaitez-vous sous-traiter la gestion de votre logistique ? Cette option présente beaucoup d’avantages sur le plan économique et pratique. Votre logistique sera prise en charge par une équipe de professionnels réactifs et expérimentés qui vous propose un accompagnement personnalisé et complet. Aucun risque de défaillance ne sera possible. Les demandes de vos clients auront une réponse en temps réel et en toute efficacité afin d’assurer leur satisfaction. Vous réduisez, en plus, le coût d’exploitation de votre logistique. Bref, un gain de temps, de performances et d’argent considérable sera de mise.
Mais, pour que la gestion de votre logistique réponde réellement à vos besoins et à votre politique marketing, pensez à mettre au clair vos attentes et vos objectifs dans un cahier des charges d’externalisation logistique. La rédaction de ce document permet de déterminer en amont vos objectifs et vos besoins en termes de performance et de qualité des services rendus. Le prestataire de service dispose ainsi de grandes lignes à suivre afin de proposer des prestations qui collent au millimètre près à vos attentes et à vos besoins spécifiques. Le cahier des charges indique avec précision toutes vos exigences et les conditions de gestion logistique, selon les normes à respecter, les contraintes techniques et vos attentes.
Vous aurez, par ailleurs, une idée précise sur la répartition des missions entre chaque intervenant afin de faciliter le suivi et d’avoir plus d’assurance sur la qualité des prestations proposées. En cas d’erreurs, d’imprécisions ou de conflits, ce sera la preuve entre vos mains. Enfin, la rédaction d’un cahier des charges vous aide à maîtriser les risques financiers parce que tout est déjà prévu en avance.
Comment réaliser un cahier des charges ?
Votre cahier des charges d’externalisation logistique doit avant tout préciser noir sur blanc les objectifs de la sous-traitance avec votre partenaire logistique. Il stipule les enjeux majeurs du partenariat afin d’aider l’entreprise prestataire à trouver les meilleurs moyens de gestion logistiques permettant de répondre à vos besoins dans les plus brefs délais. En tant que spécialiste en logistique, l’entreprise pourra vous accompagner dans la définition des objectifs plus réalistes.
Un cahier des charges doit également contenir certaines informations importantes définies par les deux parties. Il faut y inclure quelques points cruciaux comme les conditions de réalisation du projet de gestion logistique, le planning et le phasage de l’opération, la répartition des missions, les compétences requises, les critères techniques à respecter, les ressources matérielles et humaines à déployer, la sécurité des produits, le processus de gestion… Ce document détermine, en outre, les responsabilités de chaque partie comme la réception et l’identification des commandes, le stockage, la gestion des retours et la préparation des commandes pour le logisticien ainsi que le suivi de l’exécution des missions pour votre part. Il faut également donner une référence précise au prestataire sur l’état actuel de votre système logistique, en précisant dans le cahier des charges la taille de votre stock, le nombre de commandes et de colis livrés par jour.
Si c’est le fond d’un cahier des charges, qu’en est-il de la forme ? En général, il n’existe aucun format spécifique à respecter lors de la rédaction d’un cahier des charges. Faites juste en sorte que le vôtre soit clair, précis et adapté aux besoins de votre entreprise. Assurez-vous qu’il se comprend facilement pour aider le prestataire de la sous-traitance logistique à atteindre vos objectifs dans les délais prévus. Il est conseillé d’appuyer dans la mesure du possible les écrits avec des éléments techniques plus pratiques et faciles à comprendre comme les schémas techniques, les photos et les organigrammes afin de mieux décrire vos objectifs et vos besoins.
En tant que professionnel de la logistique expérimenté, votre partenaire logistique maîtrise à la perfection l’établissement d’un cahier des charges respectant vos exigences et les normes en vigueur. Donc, vous pourrez compter sur son aide et son savoir-faire pour réussir à réaliser votre cahier des charges d’externalisation logistique selon les règles de l’art.